5 collaborateurs en déplacement cette semaine, 3 équipes différentes, des budgets séparés, et tout à centraliser en comptabilité. Sans Bolt Business, c’est la jungle. Avec, c’est 20 minutes de travail mensuel. Voici comment structurer la gestion de vos déplacements d’équipe.
L’architecture Bolt Business pour les équipes
Bolt Business organise vos déplacements selon trois niveaux :
- Compte entreprise : niveau global, avec paramètres par défaut et facturation centralisée
- Groupes : divisions par département, équipe ou projet
- Utilisateurs individuels : chaque collaborateur avec ses propres droits
Cette structure permet d’appliquer des règles différentes selon le profil de chaque équipe, sans perdre la vision globale. Voir la présentation complète de Bolt for Business →
Créer et configurer les groupes
Étape 1 : Définir vos groupes
Commencez par identifier vos unités logiques. Pour une agence de conseil : Commercial, Opérations, Supérieurs hiérarchiques. Pour une production audiovisuelle : Plateau, Production, Post-production. Pour une PME industrielle : Terrain, Siège, Direction.
Étape 2 : Créer les groupes dans le dashboard
- Connectez-vous sur business.bolt.eu
- Allez dans Équipe > Groupes
- Cliquez sur Créer un groupe
- Nommez le groupe et assignez les collaborateurs concernés
Étape 3 : Attribuer des politiques de dépenses par groupe
Chaque groupe peut avoir son propre contrat de politique de dépenses, avec :
- Plafond de dépense mensuel (ex : 200 €/mois pour le commercial, 500 € pour la direction)
- Horaires autorisés (ex : uniquement 7h-22h pour éviter les abus nocturnes)
- Types de véhicules accessibles (Economy, Comfort, XL...)
- Obligation de libellé de frais avant chaque course
Les politiques de dépenses en détail
Une politique de dépenses Bolt bien configurée remplace un règlement intérieur entier sur les frais de déplacement. Vos collaborateurs ne peuvent physiquement pas dépasser le budget alloué.
Depuis l’onglet Politiques de dépenses, vous pouvez créer autant de contrats que nécessaire. Un contrat inclut :
- Un nom (ex : « Commercial France »)
- Un plafond quotidien ou mensuel
- Des restrictions horaires ou géographiques si nécessaire
Comment associer des centres de coûts à vos politiques →
Gestion des utilisateurs en masse
Pour les équipes de 20+ personnes, le dashboard propose une gestion de masse : vous pouvez importer une liste de collaborateurs en CSV, changer le groupe ou les droits de plusieurs utilisateurs en une seule action, et désactiver des comptes sans perdre l’historique.
L’API Bolt Business permet également d’automatiser ces actions. Voir le guide API Bolt pour l’onboarding des collaborateurs →
Rapports et export par équipe
Depuis l’onglet Commandes > Trajets, filtrez par groupe et période, puis exportez en CSV. Votre responsable financier reçoit un fichier structuré avec :
- Nom du collaborateur
- Groupe/département
- Date et trajet
- Montant HT/TTC
- Libellé de frais sélectionné
Automatiser complètement vos notes de frais VTC →
Cas pratique : une agence de 25 personnes
Avant Bolt Business : 25 notes de frais par mois, 3 semaines de traitement comptable, 2 réunions par trimestre pour arbitrer les dépassements.
Après Bolt Business : 0 note de frais, 1 export CSV le 1er du mois, budgets respectés automatiquement grâce aux politiques.
Pour aller plus loin
Si vous organisez des événements ou des tournages, le Ride Booker vous permet en plus de réserver pour des personnes extérieures à votre équipe. Découvrir le Ride Booker →
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FAQ
Combien de groupes peut-on créer ?
Le nombre de groupes est illimité dans Bolt Business. Vous pouvez en créer autant que nécessaire selon votre organisation.
Un collaborateur peut-il appartenir à plusieurs groupes ?
Chaque collaborateur appartient à un groupe principal. Si besoin de flexibilité, vous pouvez créer un groupe transverse ou ajuster ses droits individuellement.
Les politiques de dépenses s’appliquent-elles en temps réel ?
Oui. Un collaborateur qui a atteint son plafond mensuel ne peut plus commander de course via le compte business. Il voit un message d’erreur dans l’application.
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